相手に作業を依頼しても断られてプロジェクトや業務が前に進まないことありませんか？
日々会社で業務を進める上では、ストレスフリーな会社や業務はないと思います。もちろん働きやすい会社は世の中に沢山あります。でも、100%ストレスがない会社はないと思います。Unconscious Biasという言葉もあり、無意識の中にストレスはあったりします。
特に周りの人とのコミュニケーションにストレスを感じる人は沢山いるのではないでしょうか。会社に属していると、ほとんどの人は様々な人とコミュニケーションしていると思います。その中で、ストレスを感じる場面はないでしょうか。
- 隣のチーム・部署に作業をお願いしていたのに、期日前に確認したら対応してくれていなかった。お願いしたはずなのに。。
- 隣のチーム・部署が本来対応すべき作業なのに、お願いしたら「そっちのチームが対応するべきでしょ」と言われ、受け取ってくれなかった。。
私は仕事柄、本当様々な人と一緒に仕事をします。プロジェクトベースで仕事をします。いつも新しいお客様、社内メンバ、報告すべき上司が変わります。たくさんの人とコミュニケーションする中で、上のような状況は頻繁に発生します。
こんな状況を上手く解決できるコツを伝授します。
視点を変えてコミュニケーションしてみましょう
ずばり改善するコツは下記になります。
相手の視点を変えて、何を考えて何を発言したいのか、何を守りたいのかを考える
責任所在の視点を変えて、他責だけで考えを整理せず、自責を考える
それぞれ考えていきましょう。
相手の視点を考える
コンサルティング業務において、よくプロジェクト開始前や提案前にパワーマップを作成します。パワーマップとはプロジェクトに関係する人（ステークホルダーと言います）を洗い出して、関係性を線でつなぎます。それぞれ何を気にする人なのか、自分の会社をどう考えているのか、ポジティブなのか、ネガティブなのかを人毎に書き出していきます。
パワーマップで関係性を書き出した後にアクションを決めていきます。相手の立場、気にしているポイントを踏まえた上でコミュニケーションをすると合意できる確率も高くなります。例えば、業務改革プロジェクトにおいて、業務担当は予算は意識せずに自分の業務が効率的になるために色々な要件を伝えたいと考えています、一方で予算担当はプロジェクトコストを予算内におさえるために出来るだけ要件を排除したいと考えています。彼らの立場と考えていることを踏まえた上で提案をすることが重要です。
責任所在の視点を変えて、他責だけで考えを整理せず、自責を考える
想定外に依頼に対して相手から断られた場合、普通は他責と考えてしまいます。何故作業を引き受けてくれないんだ、本来そっちの部署・チームが担当する作業だろう。こんなふうに考えると思います。私も第一印象としてそう考える場合は多々あります。でも、プロジェクト・業務を前に進めるためには、他責のみで整理すると難しいと考えています。何か自分が省みるコミュニケーションはなかったかと考えてみましょう。
全ての作業を依頼してしまったが、向こうも忙しいから一部はこちらで対応する姿勢も見せながら依頼した方がよかったのではないか
本来向こうの部署が実施する作業だが他で忙しいのは分かっている。少しサポートすることも提案しながら依頼した方がよかったのではないか
依頼の仕方が上から目線だったのではないか
少しでも歩み寄るコミュニケーションや提案をすることで、相手と合意できる確率はあがります。
まとめます
いかがでしょうか。下記２つを意識するだけで、相手への依頼に対して上手くいく確率がきっと上がります。
ポイント パワーマップを作成して相手の視点を踏まえた提案をする
本来相手がやるべき（他責）だとしても、自責での提案を考える
最後にワンポイント
よく自分の部下にありがちパターンなのですが、あまり深く考えずにコミュニケーションしてしまい、お客様や私から突っ込みを沢山受けてしまう場合があります。是非コミュニケーションする前に想定問答をシミュレーションする等、少し時間（10分でも違います）を作って準備してからのぞむことをお勧めします。