社会人になって1年から数年目の若手社員の中には、作業の報告先である上司（SV）へ上手く報告出来ないと思っている人はいませんか。
- 何度作業を報告しても、上司（SV）から指摘を受けて作業が完了しない
- 上司（SV）から言われた作業が予定通り終わらず、上司（SV）から小言を言われる
上司の性格にもよりますが、いつも怒られてしまったり、上司が作業を巻き取ってしまったり、結果として年次評価もなかなかされず、みたいに悩んでしまっている方はいませんか。
思い当たる方は是非この記事を読んでみて下さい。
作業の進め方が改善し、上司からも評価されるようになります。
作業をふられた時、皆さんはどう考えて作業に取り組んでいますか。
例えば、上司から来週クライアントと打合せを予定しているから、今週プロジェクトの状況を整理し、報告書を作成しておいてくれますか。と依頼された時にどう対応していますか。
「はい、了解しました。今週中に作成して提出します。」と回答していませんか。
これだと、先程書いたような結果になりかねません。
作業を完遂して上司が納得する報告書を作成するためには、下記ポイントを抑える必要があります。
この3つを抑えておけば、大抵の作業はいい感じで終わるはずです。
もう少し詳細に見ていきましょう。
1．上司の期待値を確認して合わせる
まずは上司がどんなことを期待しているのかを確認することは必須です。
作業を依頼されたタイミングで会話することがベストですが、難しい場合は30分の整理してから会話してもOKです。
期待値は下記2つで考えれば良いです。
品質
時間が無限にあれば、緻密に資料を作成することができるかもしれません。でも、全ての作業には期限があります。その期限の中で求められている品質を確認しましょう。
上司の中にはめちゃブリする人もいるでしょう。このめちゃぶりを回避するためにも、品質の期待値を確認することは重要です。
上司の期待値が高い場合は、期待値を下げる努力は必要です。
タイムライン
いつ上司に提示すれば良いかを確認してください。
よく今週中と言われて金曜日の夕方に初めて提出する人がいますが、これは絶対にNGです。もし、そこで上司が
2．ワークプランを定義する
間違った進め方の典型的なものに、上司の指示から1週間もんもんと1人で資料を作成し、1週間後に始めて見せて、全く思っていたのと違う！！と言われて作り直し。。
皆さんの中にも経験ある方いないでしょうか。実は私もありました。
資料を作る上で、ポイントの1つが「どれだけ手戻りなく作れるか」です。
なるべく頻度高く上司とコミュニケーションすることが重要です。
例えば下記のような進め方を推奨します。
- こ作業指示後に、1時間手元にホワイトペーパーでラフデッサンする
- 1時間後に上司とラフデッサンで合わせる
- ラフデッサンを自分でもう少し詳細化する
- 始めてパワポで資料を書き始める。こちらも1枚ずつ丁寧に仕上げるのではなく、スケルトンとして全体を書く
- 2日後に上司とスケルトンで認識合わせする
- その後1枚ずつ丁寧に仕上げる
なんとなく手戻り少なそうと思いませんか
時には上司が途中のレビューを嫌がるかもしれませんが、それは上司の怠慢なので、絶対時間をとってもらうようにして下さい
3．一晩寝かせる
こちらは賛否両論ありますが、僕は賛成派です。
集中して資料を作成すると、どうしても視野が狭くなります。これは当たり前です。
一旦作成した後に翌日フレッシュな頭で見直すると、表現が適切でなかったり誤記を見つけたりします。なので、上司に見せる前日に一旦作り上げ、翌日に最終確認することをお勧めします。
いかがでしょうか。下記3ステップを意識するだけで、大分資料作成の品質とリードタイム、上司の満足度が変わるはずです。
ココがポイント
上司の期待値を確認して合わせる
ワークプランを定義する
一晩寝かせる
最後にワンポイント
資料の作成アプローチや上司とのコミュニケーションにかっちり決まった法則はありません。最後はケースバイケースでのアジャストが重要です。
是非、自分と上司に最も合った進め方を見つけてみて下さい。