マネージャ必読！！　打合せで上手く立ち回れるコツを伝授します

お客さんと打合せ時にかみ合わないと感じる時ありませんか？

社会人でビジネスを進めるには打合せは必ず必要なアクティビティです。業界、業種、役職に問わず、ほとんどの人が打合せをしながら日々の仕事を進めていると思います。

皆さんの中で参加する打合せ、主催する打合せで上手く相手とコミュニケーション出来ていないと悩んでいる方いませんか。打合せは様々なバックグラウンド、考え方、性格の人と打合せをするので、全ての打合せで上手くコミュニケーションできるコツはありませんが、その確率を上げるコツはあるのかなと思っています。

私はコンサルタントとして日々社内外で様々な人と打合せをしています。その中で打合せを上手く進めるために考えていることを共有したいと思いまして、今日は「想定問答」というキーワードでコツを書きたいと思います。

打合せ前に想定問答を作成すべし

タイトルの通り、打合せ前に想定問答を作成するだけで、かなり打合せの達成度合いが変わります。私は部下の打合せを管理する立場で参加することが多いのですが、想定問答が準備不足で上手く進められていないと思うことが結構あります。

打合せは、打合せ時の立ち回りも重要ですが、それ以上に事前にどれだけ準備しているかの方が重要だと思っています。地頭がよくてコミュニケーションが上手い人（これは才能に近い）であれば、準備は不要かもしれませんが、大抵の人はそんなことはないと思います。

悲観することはありません。才能がなくても、きっちり準備して打合せすれば、きっちり結果は出ます。

ステップに落としていきましょう

それぞれ考えていきましょう。

ステップ１：打合せの目的（達成したいこと）を明確化

こちらのステップは改めて書く必要がないステップですが、後続のステップにも影響する重要なステップなので、あえて書きます。ビジネスパーソンの全員が認識しているステップですが、それでも認識せずに打合せをする人がいるのも事実です。

ここでは、1つだけ。打合せが「ディスカッション」なのか「合意」のどちらかは整理した方がよいです。二つの打合せはかなり異なります。ディスカッションしてアイデアを創出する打合せはオープンクエスチョンを入れながら議論を発散させる必要がありますが、合意を求める打合せはクローズドクエスチョン中心にコミュニケーションして結論に導いていく必要があります。

想定問答の準備もかなり変わってきます。是非目的を書き出してみましょう。

ステップ２：出席者をリストアップ、出席者の所属・立場から考えていることを妄想

出席者が誰なのかを整理しておくことは非常に重要です。誰が何を質問してくるのかを整理する上で出席者を把握しておくことが重要なことは自明ですよね。業務担当なのか、システム担当なのか、財務担当なのか、現場社員なのか、課長なのか、部長なのか、役員なのか、で質問してくる内容も変わりますよね。

現場社員は担当業務視点で質問してくるし、課長・部長は上の報告を意識した質問をしてくるし、財務担当はコスト面のみ質問してきます。大分質問の種類が絞り込めます。

私も新しいお客さんを訪問する前に極力誰が出席するのかを確認します。もちろん打合せによっては誰が出席するか分からない場合ありますが、その場合は打合せ前に名刺交換して所属を確認する等して、事前に把握する努力を最後までします。

ステップ３：打合せ時を妄想しながら、出席者が質問してきそうな内容をリストアップして、回答も準備

次に出席者からの想定質問をリストアップします。既に認識通り、ポイントは出席者の所属・立場を踏まえた上で出てきそうな質問を書き出すことです。

重要なのは、書き出す、ことです。頭にイメージするのと、文字に可視化するのは違います。頭のイメージだけだと、思ったより具体化されていません。文字にすることで具体的にイメージできます。面倒と思うかもしれませんが、是非試して下さい。

その上で、回答も書き出していきます。想定問答を深堀できるなら、用意した回答に出席者はどう反応するのか、追加質問はこないか、それに対する回答は、と考えを深めていくことが重要です。

もちろん回答も頭のイメージではなく、書き出してみて下さい。

まとめます

いかがでしょうか。少し打合せで上手くコミュニケーションして目的を達成できそうになりましたでしょうか。

最後にワンポイント

ではまた。